Die Betriebskostenabrechnung

Über 20 Millionen Haushalte bekommen in Deutschland Jahr für Jahr eine Betriebskostenabrechnung. Da manche von diesen wegen eines Umzuges mehr als eine Abrechnung bekommen, liegt deren Zahl sogar noch höher.

Die entscheidenden Vorschriften für die Betriebskostenabrechnung sind die §§ 556, 556a und 560 BGB. Sie lauten:

§ 556 Vereinbarungen über Betriebskosten
(1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort. Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates Vorschriften über die Aufstellung der Betriebskosten zu erlassen.
(2) Die Vertragsparteien können vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden. Vorauszahlungen für Betriebskosten dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden.
(3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
(4) Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 1, Absatz 2 Satz 2 oder Absatz 3 abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

§ 556a Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten
(1) Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.
(2) Haben die Vertragsparteien etwas anderes vereinbart, kann der Vermieter durch Erklärung in Textform bestimmen, dass die Betriebskosten zukünftig abweichend von der getroffenen Vereinbarung ganz oder teilweise nach einem Maßstab umgelegt werden dürfen, der dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder der erfassten unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. Die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig. Sind die Kosten bislang in der Miete enthalten, so ist diese entsprechend herabzusetzen.
(3) Eine zum Nachteil des Mieters von Absatz 2 abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

§ 560 Veränderungen von Betriebskosten
(1) Bei einer Betriebskostenpauschale ist der Vermieter berechtigt, Erhöhungen der Betriebskosten durch Erklärung in Textform anteilig auf den Mieter umzulegen, soweit dies im Mietvertrag vereinbart ist. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn in ihr der Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert wird.
(2) Der Mieter schuldet den auf ihn entfallenden Teil der Umlage mit Beginn des auf die Erklärung folgenden übernächsten Monats. Soweit die Erklärung darauf beruht, dass sich die Betriebskosten rückwirkend erhöht haben, wirkt sie auf den Zeitpunkt der Erhöhung der Betriebskosten, höchstens jedoch auf den Beginn des der Erklärung vorausgehenden Kalenderjahres zurück, sofern der Vermieter die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis von der Erhöhung abgibt.
(3) Ermäßigen sich die Betriebskosten, so ist eine Betriebskostenpauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabzusetzen. Die Ermäßigung ist dem Mieter unverzüglich mitzuteilen.
(4) Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart worden, so kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen.
(5) Bei Veränderungen von Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.
(6) Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam.

Nicht im Mietrecht, sondern im allgemeinen Teil des Schuldrechts in § 259 BGB ist geregelt, was in eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung hineingehört. Für das Gesetz ist sie nämlich die Erfüllung einer gesetzlichen Rechenschaftspflicht. Die Vorschrift lautet:

§ 259 Umfang der Rechenschaftspflicht
(1) Wer verpflichtet ist, über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft abzulegen, hat dem Berechtigten eine die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder der Ausgaben enthaltende Rechnung mitzuteilen und, soweit Belege erteilt zu werden pflegen, Belege vorzulegen.

Welche Betriebskosten im einzelnen abgerechnet werden dürfen, ist im wesentlichen in der Betriebskostenverordnung geregelt. Diese finden Sie im Internet mit folgendem Link:

http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/betrkv/gesamt.pdf

Erläuterungen zu den einzelnen Betriebskostenarten finden Sie in den einzelnen Kapiteln des Ordners „Betriebskostenarten“.

An dieser Stelle geht es um die Betriebskostenabrechnung an sich. Sie ist ein Thema, über das sich Bücher schreiben lassen. Wir gehen im Folgenden auf Einzelaspekte der Betriebskostenabrechnung ein. Dabei orientieren wir uns insbesondere an der Rechtsprechung des BGH zu diesem Thema. Er hat gerade in den vergangenen zwei Jahren viel zur Klärung mancher Streitfrage beigetragen, was wir im Laufe der Zeit Punkt für Punkt referieren wollen.

Die Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung sind in den vergangenen Jahren ständig gewachsen. Gerade die formalen Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung sind für Nichtjuristen kaum noch fassbar. Erinnert sei z.B. an die Rechtsprechung zur Angabe der Gesamtkosten, auch wenn nur Teilkosten abgerechnet werden. Dabei ist die Betriebskostenabrechnung vom Grundsatz her etwas ganz einfaches, nämlich eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben (§ 259 BGB). Nach der Rechtsprechung muss sie einige Mindestangaben enthalten, und zwar eine Zusammenstellung der Gesamtkosten des Objektes, die Angabe des Verteilungsmaßstabes, die Berechnung des Kostenanteils des einzelnen Nutzers sowie die Ermittlung des Saldos durch Abzug seiner geleisteten Vorauszahlungen. Die Abrechnung muss einerseits formal und inhaltlich korrekt sein. Anderseits soll sie aber auch übersichtlich und nachvollziehbar bleiben, da sie nicht für den BGH oder den Fachanwalt gemacht wird, sondern für den mit der Materie im Zweifel nicht vertrauten Mieter. Wenn die Formalien zum Selbstzweck werden und statt der Nachvollziehbarkeit zu dienen ihr eher im Wege stehen, verliert die Abrechnung bei den Betroffenen auch an Akzeptanz. Sie landet dann noch häufiger als sicher jetzt schon ungelesen in der Akte. Den Rechten der Mieter hätte man damit einen Bärendienst erwiesen.

Ein weiterer Aspekt in diesem Zusammenhang besteht in der Einsicht, dass eine bis ins letzte Detail gehende Verteilungsgerechtigkeit bei den Betriebskosten mit vertretbarem Aufwand nicht erreichbar ist. Der Mieter kann sie daher auch nicht verlangen. Die Abrechnungen sollen auch noch praktikabel und mit vertretbarem Aufwand erstellbar sein. Das ist heute schon in vielen Fällen kaum mehr zu gewährleisten. Die Vermieter und die Rechtsprechung müssen daher immer aufs Neue die Grenzen zwischen der Einzelfallgerechtigkeit auf der einen Seite und der Handhabbarkeit auf der anderen Seite definieren.

Die Abrechnungsmethode (Abfluss oder Abgrenzung)
Wie die nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB jährlich abzurechnenden Betriebskosten dem jeweiligen Abrechnungszeitraum zuzuordnen sind, wurde in Rechtsprechung und Literatur lange nicht einheitlich beurteilt.

Nach dem Leistungsprinzip (auch Zeitabgrenzungs- oder Verbrauchsprinzip genannt) sind diejenigen Betriebskosten abzurechnen, die für den jeweiligen Abrechnungszeitraum angefallen sind. Das entsprach der in der Literatur überwiegend vertretenen Auffassung.

Demgegenüber wurde auch eine Abrechnung nach dem so genannten Abflussprinzip (auch Abrechnung nach Rechnungen oder Ausgabenabrechnung genannt) für zulässig gehalten, nach dem der Vermieter alle Kosten, mit denen er selbst im Abrechnungszeitraum belastet wird, in die Abrechnung einstellen kann.

Der BGH hat mittlerweile entschieden, dass dem Vermieter eine Betriebskostenabrechnung nach dem Abflussprinzip grundsätzlich nicht verwehrt ist. Wegen der Einzelheiten verweisen wir auf unseren Urteilsbericht.

Umstritten ist weiterhin die Frage, ob dies auch für die Heiz- und Warmwasserkosten gilt, soweit sie nach den Regeln der HeizkV abgerechnet werden müssen. Unter Hinweis auf § 7 Absatz 2 der HeizkV, der ausdrücklich von den Kosten der „verbrauchten“ Brennstoffe spricht, hat das LG Hamburg in einem Urteil vom 20.11.2008, 307 S 87/08, ZMR 2009, 531, gefordert, dass die Heizkosten auf der Grundlage einer auf den Abrechnungszeitraum bezogenen Verbrauchsabrechnung abzurechnen sind. Eine Abrechnung nach dem Abflussprinzip ist nach Auffassung des LG nicht zulässig und führt zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung. Die Entscheidung ist noch nicht rechtskräftig. Es wurde Revision eingelegt. Mit einer Entscheidung des BGH ist daher zu rechnen. Die Frage ist allerdings in der Praxis nicht sonderlich relevant, da fast alle Heizkostenabrechnungen auf einer Kostenabgrenzung beruhen.

Der Abrechnungszeitraum
Für die Abrechnung der Betriebskosten gilt der Grundsatz, dass pro Jahr eine Betriebskostenabrechnung anzufertigen ist. Dies ergibt sich aus § 556 Absatz 3 BGB („jährlich“). Im Regelfall wird es sich dabei um eine kalenderjährliche Abrechnung handeln. Dies ist aber nicht zwingend. Man kann beispielsweise auch vom 01.07. bis zum 30.06. abrechnen. Es sind auch unterschiedliche Abrechnungszeiträume für unterschiedliche Kostenarten möglich, also beispielsweise die kalten im Kalenderjahr und die Heizkosten zum Halbjahr nach dem Ende der Heizperiode. Ein längeres Abrechnungsintervall, also 13 oder 14 Monate, ist nach ganz herrschender Meinung in Rechtsprechung und Literatur nicht zulässig. Nach einem Urteil des LG Gießen vom 21.01.2009 (1 S 288/08), veröffentlicht in DWW 2009, 189, handelt es sich dabei um einen formellen Mangel der Abrechnung, der zur Unwirksamkeit der Abrechnung führt.

Ein unterjährig ein- oder ausziehender Mieter kann nicht verlangen, dass er eine Teilabrechnung bekommt, bei der ihm nur die Kosten des Zeitraumes berechnet werden, in dem er die Wohnung bewohnt hat. Vielmehr bekommt auch er nach Ablauf des Kalenderjahres eine Jahresabrechnung, in der er anteilig nach seiner Wohndauer (1/12 für jeden Monat oder 1/365 für jeden Tag) mit den im Jahr angefallenen Betriebskosten belastet wird. Das gilt auch für den nicht verbrauchsabhängigen Anteil der verbrauchsabhängigen Kosten. Wer also im April ein- und im Oktober wieder auszieht zahlt so auch für die winterlichen Heizkosten mit. Andernfalls wäre der Vermieter faktisch verpflichtet, nach Auszug eines jeden Mieters eine neue Abrechnung zu erstellen.

Die Betriebskostennachzahlung, das Betriebskostenguthaben
Während des Jahres entrichten die Mieter neben der Miete Vorauszahlungen auf die Betriebskosten. Ob diese ausreichend waren oder ob eventuell sogar zuviel gezahlt wurde, ergibt sich erst aus der Betriebskostenabrechnung. Diese ist nach den vorstehend genannten Vorschriften, insbesondere gemäß den §§ 566 Absatz 3 und 259 BGB zu erstellen. Bevor er nicht eine formell ordnungsgemäße und inhaltlich richtige Betriebskostenabrechnung erstellt hat, kann der Vermieter keine Betriebskostennachzahlung vom Mieter verlangen.

Einwendungen gegen die Abrechnung, Belegeinsicht
Nach § 566 Absatz 3 Sätze 5 und 6 BGB hat der Mieter Einwendungen gegen die Abrechnung dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Eine Einwendung gegen eine Betriebskostenabrechnung ist nur dann fristwahrend, wenn der Mieter seine Beanstandung ausreichend konkret vorbringt. Es reicht nicht aus, wenn er lediglich beanstandet, eine Kostenposition sei „völlig überhöht“ oder wenn er vom Vermieter eine „Überprüfung der Abrechnung“ verlangt. Es muss vielmehr erkennbar sein, welche Position aus welchem Grund beanstandet wird, damit der Vermieter gegebenenfalls zu einer Korrektur der Abrechnung in der Lage ist.

Es gibt Einwendungen, die der Mieter ohne weiteres erheben kann, z.B. wenn der Verteilungsschlüssel nicht korrekt ist oder wenn seine Vorauszahlungen nicht richtig berücksichtigt wurden. Andere Einwendungen setzen jedoch die Kenntnis der betriebskostenrelevanten Verträge und Rechnungen voraus, z.B. soweit es um die Angemessenheit der gezahlten Entgelte für den Hausmeister geht. Zur Überprüfung der Abrechnung steht dem Mieter daher ein Belegeinsichtsrecht in alle der Abrechnung zugrundeliegenden Unterlagen zu. Dieses Einsichtsrecht ist am Sitz des Vermieters bzw. der Hausverwaltung auszuüben. Der Mieter hat also kein Recht darauf, dass ihm die Unterlagen ins Haus gebracht werden. Er kann aber verlangen, dass der Vermieter ihm Fotokopien der Unterlagen gegen Erstattung der Kosten (ca. 0,25 € pro Kopie) zugeschickt werden.

Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, so darf der Mieter in einem eventuellen Zahlungsprozess um eine Betriebskostennachzahlung die einzelnen Kostenpositionen mit Nichtwissen bestreiten.

Nimmt der Mieter die ihm gebotene Möglichkeit der Belegeinsicht umgekehrt nicht wahr, ist ein Bestreiten mit Nichtwissen unzulässig, da der Mieter Kenntnis von den der Forderung zugrundeliegenden Tatsachen hätte erlangen können.

Gerichtsurteile

BGH vom 20.02.2008 (VIII ZR 49/07)
Abfluss vs. Abgrenzung

BGH vom 05.07.2006 (VIII ZR 220/05)
Nachforderung nach Fristablauf

BGH vom 28.05.2008 (VIII ZR 261/07)
BKO-Abrechnung: Vergleich zum Vorjahr nicht erforderlich

BGH vom 23.09.2009 (VIII ZA 2/08)
BKO-Abrechnung nach Soll-Vorschüssen

BGH vom 20.07.2005 (VIII ZR 371/04)
BKO-Abrechnung: Keine Einwendungsfrist im sozialen Wohnungsbau

letzte Änderung am 19.03.2010